Kurumsallaşma, işletme faaliyetlerinin kişilere bağımlılıktan çıkartılarak, faaliyetlerin sürekliliğini sağlayacak ilke, kural ve prosedürlere göre yönetim sistemi oluşturulmasına dönük çalışmaların bütününü ifade eder.
Yeni kurulmuş ve faaliyetlerini kurucunun kontrolü altında sürdüren işletmelerde kurumsallaşmaya ihtiyaç yoktur. Kurumsallaşma, işlerin kurucunun yönetim ve/veya kontrol kapasitesini aştığı zaman ihtiyaç haline gelir.
Kurumsal bir işletmede
- Patron, genel müdür vb belirli kişilerin kişisel becerilerinden ve varlıklarından bağımsız olarak da günlük hayat kesintisiz devam eder.
- Tüm çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları tanımlandığı için, işler sahipsiz ve ortada kalmaz.
- Yetki ve karar sorumluluğu paylaşıldığı için, tüm çalışanlar belirli oranda karar mekanizmasında yer alır. Karar mekanizmasına katılım iş tatminini ve toplam verimliliği arttırır.
- Çalışanların nitelikleri artacağı için insan kaynakları altyapısı şirketin büyüme sürecine ayak uydurur. Nitelikli istihdam imkanı artar.
- Şirketin üçüncü kişiler nezdindeki itibarı artar. Artan itibar iş hacmini de arttırır.
- Şirketin kredibilitesi artar, daha ucuz dış kaynak sağlanır.
- Çıkar çatışmaları önlenir veya minimum seviyeye iner.
- Birleşme ve satın almalar kolaylaşır.
İhtiyaç oluştuğu zaman kurumsallaşma çalışmasının yapılmaması halinde:
- Günlük işlerde duraksamalar ve müşteri memnuniyetsizliği başlar.
- Tüm kararlar merkezi otorite tarafından verildiği için, çalışanlar pasif konuma geçerek üretkenliklerini kaybeder veya sorumluluğu birbirlerine atarak enerjilerini iç çatışmalarda tüketirler.
- Patron işlerin bozulduğundan, herkesin her şeyi kendinden beklediğinden, çalışanların yeterli gayreti göstermediğinden, her kafadan bir ses çıktığından şikâyet eder.
- Müşteriler ve tedarikçiler muhatap bulamamaktan ve/veya sorunlarına zamanında ve yeterli ilgi gösterilmediğinden şikayet eder.
- İlerleyen süreçte kurucunun ve diğer çalışanların sağlığı bozulur.
- Giderek işletmenin hayatiyeti riske girer.
Kurumsallaşma maliyeti
Kurumsallaşma çalışması genellikle işletmeye ek maliyet getirir. Bu sebeple; kurumsal yapı, ihtiyaca uygun ve toplam maliyeti optimum seviyede tutacak şekilde oluşturulmalı ancak gelişmelere uyum sağlayacak esnekliği de içinde barındırmalıdır.
Kurumsallaşma çalışması adımları:
Şirketin ve ailenin kurumsallaşmasıyla ilgili iki ayrı grup oluşturulur. Şirketle ilgili gruba şirket içinden sorumlu ve ehliyetli kişiler üye yapılır.
Çalışma grubuna tarafsız ve ehil bir yönetim danışmanı başkanlık yapar. Çalışma grubuna aileden en az bir üye katılmalıdır.
- Mevcut durumu yansıtan şirket hedefleri, politikaları, organizasyonu, prosedürleri ve benzeri bilgi ve doküman danışmana teslim edilir.
- Kurumsallaşma çalışması ile ilgili kurum içi tanıtım yapılır.
- Görüşme, müzakere ve gözlem planı yapılır. Planlar, işveren ve üst düzey yönetici görüşleri, derlenen bilgi ve dokümanın incelenmesinden çıkan sonuçlar, uluslararası iç denetim gereklilikleri ve risk faktörleri dikkate alınarak hazırlanır. Tüm üst düzey yöneticileri ve süreç sorumluları görüşme planına dahil edilir.
- Görüşme, müzakere ve gözlem yöntemleriyle mevcut durum analizi tamamlanır.
- Zayıflıklar, çözüm önerileri ve potansiyel iyileşme konuları belirlenir.
- Tespitler ve teklifler ilgili yöneticilerle müzakere edilir.
- Kurumsallaşma projesi üst yönetim onayına sunulur.
- Onaylanan proje uygulamaya konulur.
Finansal kurumsal sağlık taraması yaptırdınız mı?
Aile Şirketleri ve Kobilerin Kurumsallaşması
Aile şirketleri ve KOBİ’lerin önemi
KOBİ’ler ve aile şirketleri ekonomik hayatın vazgeçilmez temel taşlarıdır. KOBİ’lerin toplam işletmelere oranı ABD’de %97, Almanya’da %99.8, Japonya’da %99.4, ve Türkiye’de %98.8 dir. Aynı şekilde aile şirketlerinin ekonomi içindeki ağırlığı da çok yüksektir. Bu oran ABD’de %90, İspanya’da %71, İtalya’da %95, İsviçre’de %85 ve Türkiye’de %95’tir.
Öte yandan aile şirketi denilince sadece küçük şirketler anlaşılmamalıdır. Çok büyük uluslararası şirketler arasında Ford, Levi Strauss, Este Lauder, L’oreal, Sabancı, Koç, Eczacıbaşı, Ülker gibi aile grupları da bulunmaktadır.
Öte yandan bazı düşünürler, aile şirketi kavramını sadece akrabalık ilişkileri ile sınırlandırmamakta ve arkadaşlık ilişkileriyle kurulmuş şirketleri de aile şirketi yaklaşımı ile değerlendirmeyi tercih etmektedir. Bu tercih benimsenirse aile işletmelerinin önemi daha da artmaktadır.
Daha fazla bilgi için bakınız:
Aile şirketlerinin yaşam süresi
Aile şirketlerinin yaşam süresi oldukça kısadır. ABD de kurulan şirketlerin %40’ı 5 yıl içinde kapanmakta, %20’si ikinci kuşağa taşınabilmektedir. Bu yaşam süresine bağlı olarak şirketleri;
- Birinci neslin kurduğu,
- İkinci neslin durumu idare etiği,
- Üçüncü neslin cenazeyi kaldırdığı yaygın olarak söylenir.
Kurumsallaşma ve aile değerleri
Kurumsal yönetim yaklaşımı, kimilerince şirketin aile şirketi olma kimliğinin kaybolması gibi algılanıyor. Oysa kurumsal yönetimle, pozitif aile değerleri korunarak kurumların yaşam ömrünün uzatılması amaçlanmaktadır.
Aile şirketlerinin kurumsallaşması
Aile şirketleri kurumsallaşarak yaşam sürelerini artırabilir ve sahip oldukları değerleri gelecek kuşaklara aktarabilirler.
Kurumsallaşma çalışmalarında şu iki husus dikkate alınmalıdır:
- Sadece ilkeli ve disiplinli bir süreç yönetimi kurumsallaşma için yeterli değildir. Öngörülen ilke ve düzenlemeler içtenlikle benimsenmeli ve sahiplenilmeli, kurumsallaşma çabaları kurum kültürü haline getirilmelidir. Bu sağlanmazsa içi boş bir çalışmadan öteye gidilemez.
- Kurumsallaşma, şirketi tamamen profesyonellere terk etmek, kontrolü elden kaçırmak, bir kenara çekilmek, herkesin sözüne göre hareket etmek, bir sürü danışman toplamak, şirketin sırlarını dışarıya aktarmak değildir.
Aile şirketlerindeki kurumsallaşma çalışması iki boyutlu yürütülmelidir: Şirketin kurumsallaşması ve ailenin kurumsallaşması. Bu iki süreç arasında doğrudan bir ilişki olduğu açıktır. Ancak “Önce birini yapalım sonra diğerini yaparız” yaklaşımı doğru değildir. Aile işletmelerinin sıkıntılarına göre şirket kurumsallaşması çalışması ivedilikle başlatılmalı, ailenin kurumsallaşma çalışması da paralel olarak yürütülmelidir.
Detaylı bilgi için bakınız:
Aile kurumsallaşması
Ailenin kurumsallaşması şirkete nazaran daha uzun zaman alacaktır. Çünkü tüm aile üyelerinin rızasının alınması, en azından çekincelerinin giderilmesi gerekir.
Ailenin kurumsallaşması sürecinde şu aşamalardan bahsedilebilir:
- Aile Genel Kurulu (Aile Meclisi) kurulması: Aile meclisi belli yaş üzerindeki tüm aile üyelerinden oluşur.
- Aile Kurulunun (Aile Konseyi) kurulması: Konseyin en önemli fonksiyonu aile anayasasının hazırlanması ve bireyler arasında iletişim kurulmasıdır. Aile Konseyi altında ayrıca alt kurullar veya komiteler oluşturulabilir.
- Aile anayasası hazırlanması.
Aile Anayasası
Aile anayasası şirket ve aile ilişkileriyle ilgili politikaları, aile ve işin birbiriyle nasıl etkileşim içerisinde olacağını düzenler. Aile anayasası, ihtiyaçlara bağlı olarak, gerektikçe değiştirilecek esnekliğe sahip olmalıdır.
Anayasada yer alacak bazı politikalar:
- Aile organları ve organların rolleri.
- Organlarda görev alanlara sağlanacak menfaatler.
- Şeffaflık ve gizlilik politikaları.
- Etik kurallar.
- Şirket organlarına giriş/istihdam/çıkış kuralları.
- Finansman kuralları.
- Hissedar olma, hisseleri devretme kuralları.
- Kâr payı kuralları.
- Hayır işleriyle ilgili kurallar.
- Haleflik kuralları.
Detaylı bilgi için bakınız:
Haleflik planlaması
İyi bir haleflik planlaması yapılmazsa ya kurucular işi çocuklara devretmek istemez veya çocuklar işi devralmak istemez.
Plansızlık halinde, kurucunun bir şekilde işin dışında kalmasıyla çıkar çatışmaları başlar. Şirkete rol almak istemeyen üyeler hisselerini (şirket dışı üçüncü şahıslar da dahil) devretmeyi düşünürken, şirkete rol almak isteyenler de didişmeye başlar. Bir denge sağlansa da bu şirketin ve ailenin menfaatine olan bir denge olmayabilir. Bu durumda ailenin mal varlığının ve şirketin devamlılığının korunması riske girer.
Haleflik planlamasında şu hususlar dikkate alınır:
- Kişilik uyumu. Potansiyel haleflerin belirlenmesi.
- Hedeflerle uyumlu eğitim planı.
- Hedeflerle uyumlu deneyim planı.
- Ailenin temel değerlerinin kazandırılması.
- Olumsuz davranışların fark edilip düzeltileceği mekanizmalar.
- Genişleme stratejilerine dönük hazırlıklar yapılır.
Haleflik planı yazılı yapılmalı ve aile üyeleri tarafından (aile meclisi gibi) ortak kabul görmelidir. Belli aralıklarla bu plan gözden geçirilerek değişen şartlara göre revize edilmelidir.
Detaylı bilgi için bakınız:
Aile Şirketlerinde Haleflik Planlaması
Geminiz su alırken seyredecek misiniz?
Sunduğum Hizmetler
Raşit Yıldırım, denetim, iç kontrol, finansal raporlama, finansal analiz, muhasebe alanlarında danışmanlık hizmeti ve eğitimler vermektedir.
Neden Danışmanlık Hizmeti?
Daha ekonomik olduğu için, işletme içi çıkar ve otorite ilişkisinden bağımsız olduğu için, farklı deneyimlerden faydalanmak için, önerilerin işletme içinde kabulü daha kolay olacağı için danışmanlık desteğinden faydalanılır.