Kurumsal iletişim: Yöneticiyle fikir paylaşmanın etkin yolu
Yönetimde iletişim ve müzakerenin önemi her geçen gün daha da artıyor. Hangi bilginin kimden kime, kimler arasında paylaşılacağının, kısaca “kurumsal iletişim” in önemi artıyor. Yüz yüze görüşmelerin önemi azalmasa da gelişen iletişim teknolojileri yeni iletişim formatları getiriyor.
Hiyerarşik yapılarda “kurumsal iletişim” yukardan aşağıya olduğu gibi aşağıdan yukarıya doğru da gerçekleşir. Başarılı bir yönetim için iletişimin her iki yönde de sağlıklı işlemesi gerekir. Ancak uygulamada genellikle alt kademeden üst kademelere dönük bilgi akışlarında daha çok problemler görülür.
Bariz faydalarına rağmen, çoğu organizasyonda inovasyonların aşağıdan yukarıya ilerlediğine oldukça nadir rastlıyoruz.
ABD’de çalışanlara yönelik bir çalışma, katılımcıların yüzde 70 gibi ciddi bir kısmının patronlarının karşısında (kritik meseleler de dahil olmak üzere) herhangi bir konuyu gündeme getirirken rahatsızlık duyduğunu ortaya koydu. Diğer bir çalışma da çalışanların yüzde 85’inin konuşmaktan çekindikleri için fikirlerini kendilerine sakladıklarını gösteriyor[i].
Başka bir araştırmaya göre, kurum içi online öneri araçları üzerinden bildirilen fikirlerin neredeyse dörtte üçü göz ardı ediliyor ve hiç uygulanmıyor. Bir hastanede yapılan farklı bir araştırma, çalışanlar tarafından paylaşılan 200 fikrin çoğunun ilk etapta reddedildiğini ve dörtte birinden azının uygulandığını gösterdi.
Aşağıdan yukarıya doğru dikey iletişim problemlerinde genellikle üst seviyedeki yöneticiler kusurlu bulunur. Gerçek durum böyle midir? Bu tespitte gerçeklik payı olsa da alt seviye çalışanların (özellikle de alt seviye yöneticilerin) kusursuz olduğu söylenemez. Araştırmalar, yöneticilerin çoğunun, doğru iletişim teknikleri uygulandığında, başkalarının fikir ve tavsiyelerine tahmin edilenden daha açık olduğunu gösteriyor.
Kurumsal İletişim: Yöneticiye güven unsuru ve yöneticinin güven duygusu
Bir çalışmada, son derece başarılı olmalarına rağmen yöneticilerin birçoğunun liderlik etme kabiliyeti açısından özgüven eksikliği yaşadığı gözlemlendi. Başka bir çalışmaya göre, beş puanlık anketle ölçülen güven seviyesindeki her bir puanlık düşüş ile yöneticilerin çalışanlarından tavsiye talep etme ihtimali de yüzde 35 azalıyordu. Farklı sektörlerden 130’u aşkın yönetici incelendiğinde, güvensiz yöneticilerin görüş bildiren çalışanlara yüzde 21 oranında daha negatif değerlendirmeler verdiklerini ve rollerinde güven sorunu yaşamayan yöneticilere kıyasla çalışanların fikirlerini uygulamaya koymaya yüzde 14 daha az istekli olduğunu ortaya koydu.
Araştırmalardan çıkan sonuca göre; fikrinizi üstlerinize sunmadan önce güven ve iyi niyet inşa ederek süreç için zemin oluşturmanız gerekiyor.
Eğer mümkünse yöneticinizle insanların gözü önünde değil, bire bir konuşun. Rotterdam School of Management’tan Sofya Isaakyan ve arkadaşlarının yürüttüğü bir araştırmaya göre; yöneticilerin kendilerini tehdit altında hissetme olasılığı, çalışanları fikirlerini bire bir sunduklarında, diğer çalışanların önünde tavsiye sunulan durumlara kıyasla yüzde 30 daha düşük çıkıyor.
Son olarak, önerilerinizi şirketin hedefleriyle uyumlandırabileceğiniz bir çerçevede sunmaya özen gösterin. Örneğin, patronunuzun daha önce değindiği bir konuya ya da kullandığı bir ifadeye atıfta bulunabilirsiniz.
Yöneticinin kişiliğine göre, fırsatları veya riskleri öne çıkarın, fırsatları ve riskleri birlikte sunmayın
İnsanlar fikirlerini pazarlarken genellikle yeni bir şey yapmanın getireceği faydalar ve aksiyon almamanın yarattığı riskler şeklinde iki mesajı bir arada sunarlar. Bu yöntem doğru olmayabilir. Pek çok farklı sektörden üst düzey yöneticilerle gerçekleştirilen beş ayrı çalışmada, yöneticilerin ya bir fırsata ya da tehdide odaklanan mesajları destekleme eğilimlerinin daha yüksek olduğunu, bu iki unsurun birleşmesinin (fırsatlar ve risklerin bir arada sunulmasının) en az desteği topladığını görüldü.
Bir çalışmada, ABD’nin Ortabatı bölgesinde faaliyet gösteren bir hastane sistemine kayıtlı 350 çalışan tarafından bildirilen 850’yi aşkın fikir analiz edildi. Bunlar arasında çalışan memnuniyeti, bakım kalitesi, hasta memnuniyeti ve hasta güvenliğini artıracak öneriler bulunuyordu. Önerilerin hem bir fırsat hem de bir tehdit içerdiği durumlarda yöneticilerin sorunun tam kaynağı ve vahameti, nasıl bir çözüm tasarlandığı ve önerinin mevcut durumdan nasıl daha iyi olabileceği gibi konuları anlamak adına daha fazla çaba sarf etmek durumunda kaldıkları gözlemlendi. Bilişsel çabadaki artış, yöneticilerin adeta kılı kırk yararak hareket etmelerine ve olağan değerlendirme yöntemlerinden sapmalarına yol açıyordu. Nihayetinde çoğu fikir reddedildi. Öte yandan, tek bir çerçeveye odaklanan öneriler daha çok destek gördü.
Yükselme odaklı yöneticiler, sunulan fikrin olağanüstü bir avantaj sağlamasını, yeni ve heyecan uyandıran bir fırsat sunmasını beklerler.
Önleme odaklı yöneticilerse önerinin herhangi bir sorun ya da kayıp durumunda ekibe ne gibi bir fayda sağlayacağını öğrenmek isterler.
Sekiz yüzün üzerinde saha yöneticisiyle yürütülen birkaç çalışmayı kapsayan araştırmada, mesajı yöneticinin kişiliğine uyumlu hale getirmenin fikrin desteklenme oranını yüzde 15 ila yüzde 18 artırabileceği görüldü.
Yöneticiler yeni fikirleri nasıl değerlendirir?
Yöneticilerin çalışanlar tarafından üretilen bir fikri genellikle şu üç soruyla değerlendirdiği görülür:
- Uygulama için ne gibi finansal kaynaklara ve ne kadar büyüklükte bir insan kaynağına ihtiyaç var?
- Başkalarından yardım talep etmenin zorlukları neler olacak?
- Bu fikre ayrılacak zaman, enerji ve politik sermayeye değecek mi?
İşte yöneticiyle görüşmede dikkate alınacak üç önemli alan.
Dolayısıyla üstlerinize fikrinizi sunmadan önce, uygulamada oluşabilecek potansiyel güçlükleri tanımlamaya vakit ayırmalısınız. Fikrinizi belki de ıskartaya çıkarmak durumunda kalacaksınız ama karşılaşılabilecek engelleri dikkate almak fikrinizi daha güçlü bir şekilde sunmanızı sağlayacak.
Ekip desteğinin önemi
Çalışanlar geribildirim ve öneri sunmadan önce çalışma arkadaşlarından fikir ve destek almayı ihmal edebiliyorlar.
Bir çalışmada, katılımcıların neredeyse yüzde 60’ının fikirlerini iş arkadaşlarına açmadan, doğrudan yöneticileriyle paylaştığı tespit edildi. Birçok çalışma da gösteriyor ki fikir sunumlarına başkalarını dahil eden çalışanlar, yalnız konuşma yapanlara kıyasla yüzde 15 ila yüzde 20 arasında daha etkili bir iş çıkarıyor.
Bir başka çalışmaya göre, diğerleri adına konuşan insanlar, kendi adına konuşanlara göre yüzde 57 daha etkili oluyorlar.
Fikrinizi kime sunmalısınız?
Şüphesiz fikrinizi öncelikle patronunuzla görüşmelisiniz.
Patronunuzu müttefik olarak saflarınıza kattıktan sonra fikrinizi doğru departmana ya da üst düzey yöneticiye pazarlamak daha doğru bir yaklaşım olacaktır.
Yöneticinizi bir işbirlikçi, bir ortak gibi görün ve önerinizi daha kıdemli yöneticilerin beğenisini kazanacak şekle getirmede ondan yardım talep etmekten çekinmeyin. Bu önerileri dikkate alırsanız, “yöneticiyle fikir paylaşma”nın çok da zor olmadığını göreceksiniz.
Etkin iletişim ve kurumsal iletişim tüm boyutları için buradan “Etkin iletişimi etkileyen faktörler” makalesine bakılabilir.
Yönetim ve kurumsallaşma konularında eğitim veya danışmanlık desteğine ihtiyacınız mı var?
[i] Burris, E.R. Fikrinizi Yöneticilerinize Nasıl Daha İyi Pazarlarsınız? HBR- Türkiye, Ocak 2022.
İletişim için tıklayın.
kurumsal iletişim çalışmalar kurumsal iletişim stratejileri kurumsal iletişim nedir
